Wydział Organizacyjny

Podstawowe zadania Wydział realizuje w sposób następujący:

1. W zakresie obsługi interesantów:
Sekretariat zapewnia sprawną obsługę interesantów Starostwa, a w szczególności:
1) stwarza życzliwy i przyjazny klimat interesantom zgłaszającym się do Starostwa ze swoimi sprawami,
2) udziela interesantom niezbędnych informacji, gdzie mogą załatwiać swoje sprawy,
3) po rozpoznaniu przedmiotowym sprawy, kieruje interesantów do właściwych Wydziałów lub jednostek organizacyjnych powiatu, a także do innych urzędów i instytucji, uprawnionych
do załatwienia sprawy zgłoszonej przez interesanta,
4) udziela pomocy przy załatwianiu spraw osobom niepełnosprawnym, schorowanym
i w podeszłym wieku,
5) organizuje przyjmowanie interesantów zgłaszających petycje, skargi i wnioski,
6) na życzenie interesantów, wydaje im niezbędne druki formularzy oraz udziela pomocy przy ich wypełnianiu konsultując się z odpowiednimi pracownikami,
7) w porozumieniu z merytorycznymi pracownikami Wydziałów ustala przybliżone lub konkretne terminy załatwienia spraw wniesionych przez interesantów Starostwa, to jest daty odbioru decyzji administracyjnych, zezwoleń, pozwoleń, zaświadczeń itp.,
8) współpracuje z pracownikami innych Wydziałów przy organizacji oficjalnych wizyt delegacji krajowych i zagranicznych,
9) udziela informacji i kontaktuje interesantów z Naczelnikami Wydziałów bądź właściwymi rzeczowo ich pracownikami o możliwości uzyskania szczegółowych wyjaśnień na temat załatwianej sprawy, wymaganych dokumentach, przysługujących stronie prawach między innymi do przeglądania akt sprawy w każdym stadium postępowania, wnoszenia zażaleń, odwołań, żądań, wyjaśnień i skarg do organów wyższego stopnia według procedur ustalonych
w Kodeksie postępowania administracyjnego.

2. W zakresie organizacji i funkcjonowania Starostwa:
1) opracowuje projekty Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego i nowelizacji, inicjuje działania usprawniające formy i metody pracy Starostwa,
2) wdraża i nadzoruje stosowanie instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt.

3. W zakresie petycji, skarg i wniosków:
1) prowadzi rejestr petycji, skarg i wniosków kierowanych do Zarządu Powiatu i Starosty
oraz koordynuje ich rozpoznawanie i załatwianie przez właściwe Wydziały,
2) organizuje przyjmowanie interesantów w sprawie petycji, skarg i wniosków przez Starostę
lub członków Zarządu Powiatu.

4. W zakresie obsługi biurowej Rady Powiatu i jej Komisji:
Biuro Rady Powiatu zapewnia warunki materialno-organizacyjne i techniczne związane z działalnością Rady i jej Komisji, a w szczególności do jego zadań należy:
1) przygotowuje i rozsyła materiały dla radnych,
2) protokołuje obrady Rady i posiedzenia Komisji,
3) prowadzi rejestr:

a) uchwał Rady,
b) wniosków Komisji,
c) interpelacji, zapytań i wniosków radnych,
4) przekazuje odpisy uchwał Rady, wniosków Komisji, interpelacji, wniosków i zapytań radnych
do Zarządu oraz czuwa nad terminowym ich załatwianiem,
5) udziela pomocy radnym w wypełnianiu obowiązków radnego,
6) prowadzi w postaci elektronicznej zbiór aktów prawa miejscowego, stanowionych przez Powiat
i udostępnia do powszechnego wglądu i do pobrania w formie dokumentu elektronicznego, zgodnie z ustawą o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych, współdziałając w tym zakresie z Wydziałem Informacji i Cyfryzacji,
7) przekazuje odpisy uchwał Rady, wnioski Komisji, interpelacje, wnioski i zapytania radnych właściwym rzeczowo Naczelnikom Wydziałów, kierownikom jednostek organizacyjnych powiatu i innym adresatom oraz czuwa nad ich terminowym i prawidłowym załatwieniem,
8) przygotowuje projekty pism związanych z korespondencją prowadzoną przez Radę i jej Przewodniczącego,
9) wykonuje określone przez przepisy prawa zadania związane z przygotowywaniem
i przeprowadzaniem na szczeblu powiatu wyborów, referendów itp. oraz utrzymuje stałą współpracę z Delegaturą Krajowego Biura Wyborczego,
10) zbiera materiały do planu pracy Rady Powiatu i czuwa nad terminowym wprowadzaniem ich na Sesję Rady Powiatu, zgodnie z obowiązującymi terminami przedkładania Radzie wynikającymi
z przepisów szczególnych,
11) uchwały podlegające ogłoszeniu w Dzienniku Urzędowym Województwa Warmińsko-Mazurskiego przekazuje do nadzoru Wojewody w postaci dokumentu elektronicznego zgodnie
z obowiązującymi przepisami w tym zakresie.

5. W zakresie obsługi biurowej Zarządu Powiatu i Starosty:
1) zbiera i opracowuje materiały dla potrzeb Zarządu i Starosty,
2) protokołuje posiedzenia Zarządu,
3) koordynuje prace związane z realizacją aktów prawnych Zarządu i Starosty,
4) przekazuje ustalenia z posiedzeń Zarządu podmiotom zobowiązanym do ich realizacji
oraz czuwa nad ich prawidłowym i terminowym załatwianiem,
5) prowadzi ewidencję i nieodpłatnie udostępnia do publicznego wglądu akta prawne Zarządu Powiatu i Starosty.

6. W zakresie spraw kadrowych:
1) prowadzi akta spraw osobowych pracowników Starostwa i kierowników powiatowych jednostek organizacyjnych,
2) prowadzi i dokumentuje sprawy dotyczące nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, przebiegu pracy, rent i emerytur, jubileuszy oraz odznaczeń,
3) prowadzi spawy związane z naborem na wolne stanowiska urzędnicze zgodnie z przepisami ustawy o pracownikach samorządowych,
4) prowadzi zakładową działalność socjalną wynikającą z ustawy o zakładowym funduszu socjalnym,
5) koordynuje szkolenia dokształcania i doskonalenia zawodowego pracowników Starostwa
i kierowników powiatowych jednostek organizacyjnych,
6) realizuje zadania dotyczące przestrzegania przez pracowników przepisów o ochronie danych osobowych,
7) załatwia sprawy związane ze składaniem oświadczeń i informacji przez osoby zobowiązane ustawą o samorządzie powiatowym i innymi aktami prawnymi,
8) załatwia sprawy związane ze składaniem informacji do Rejestru Korzyści przez osoby do tego zobowiązane, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
9) sprawuje nadzór i kontrolę nad wykorzystaniem czasu pracy,
10) prowadzi zadania dotyczące organizacji praktyk studentów szkół wyższych i uczniów szkół ponadgimnazjalnych,
11) prowadzi sprawy dotyczące badań lekarskich pracowników w określonych prawem terminach,
12) prowadzi dokumentację związaną z delegacjami służbowymi pracowników.

7. W zakresie Zarządzania Kryzysowego:

Wykonuje zadania Starosty objęte działem obrona narodowa oraz sprawy wewnętrzne w zakresie realizacji zadań obrony cywilnej, ochrony bezpieczeństwa i porządku publicznego, ochrony przeciwpowodziowej oraz przeciwdziałania skutkom klęsk żywiołowych i innych podobnych zdarzeń zagrażających bezpieczeństwu powszechnemu, a w szczególności:

w dziedzinie spraw obronnych:
1) sporządza plany obronne, w tym opracowuje plan operacyjny funkcjonowania powiatu,
2) planuje przygotowanie obronne ochrony zdrowia do działań w przypadku nadzwyczajnych zdarzeń lub wojny,
3) realizuje zadania Starosty w zakresie akcji kurierskiej,
4) organizuje i przeprowadza kwalifikację wojskową,
5) realizuje zadania Starosty związane z nakładaniem obowiązku świadczeń na rzecz obrony,
6) realizuje zadania Starosty związane z reklamowania osób od obowiązku służby wojskowej,
7) organizuje pełnienie służby stałego dyżuru na czas zagrożenia bezpieczeństwa państwa i wojny,
8) prowadzi szkolenie służby stałego dyżuru,

w dziedzinie obrony cywilnej:
1) zapewnia realizację zadań Starosty jako Szefa Obrony Cywilnej Powiatu,
2) planuje i organizuje przygotowania do realizacji zadań obrony cywilnej na terenie powiatu,
3) opracowuje i uzgadnia plan obrony cywilnej powiatu i czuwa nad jego realizacją,
4) nadzoruje funkcjonowanie infrastruktury obrony cywilnej w powiecie,
5) prowadzi sprawy związane z logistycznym zabezpieczeniem działań obrony cywilnej
w powiecie,
6) organizuje system łączności kierowania Starosty,
7) dokonuje oceny stanu przygotowań obrony cywilnej,
8) organizuje i koordynuje szkolenia oraz ćwiczenia obrony cywilnej,
9) przygotowuje i zapewnia działania systemu wykrywania i alarmowania oraz systemu wczesnego ostrzegania o zagrożeniach,
10) tworzy i przygotowuje do działania jednostki organizacyjne obrony cywilnej,
11) koordynuje ewakuację ludności na wypadek powstania masowego zagrożenia dla życia i zdrowia na znacznym obszarze,
12) koordynuje ochronę płodów rolnych i zwierząt gospodarskich oraz produktów żywnościowych
i pasz, a także ujęć i urządzeń wodnych na wypadek zagrożenia zniszczeniem,
13) koordynuje działania związane z udzielaniem pomocy medycznej poszkodowanym w wyniku masowego zagrożenia życia i zdrowia ludności,
14) zaopatruje organy i formacje obrony cywilnej w sprzęt, środki techniczne i umundurowanie niezbędne do wykonywania zadań obrony cywilnej, a także zapewnia odpowiednie warunki przechowywania, konserwacji, eksploatacji, remontu i wymiany tego sprzętu, środków technicznych oraz umundurowania,

w dziedzinie bezpieczeństwa i porządku publicznego, ochrony przeciwpowodziowej oraz przeciwdziałania skutkom klęsk żywiołowych i innych podobnych zdarzeń zagrażających bezpieczeństwu powszechnemu:
1) współdziała z jednostkami organizacyjnymi administracji rządowej i samorządowej na szczeblu powiatu w zakresie zapobiegania zagrożeniu życia, zdrowia lub mienia oraz zagrożeniom środowiska, bezpieczeństwa państwa i utrzymania porządku publicznego, ochrony praw obywatelskich, a także zapobiegania klęskom żywiołowym i innym nadzwyczajnym zagrożeniom oraz zwalczaniu i usuwaniu ich skutków na zasadach określonych w ustawach,
2) opracowuje powiatowy plan zarządzania kryzysowego,
3) współpracuje z właściwymi organami w zakresie bezpieczeństwa i porządku publicznego, ochrony przeciwpożarowej oraz instytucjami realizującymi stały monitoring środowiska,
4) koordynuje funkcjonowanie struktury zarządzania kryzysowego w powiecie,
5) organizuje system łączności dla potrzeb Starosty w sytuacjach kryzysowych,
6) organizuje prace związane z zarządzaniem przez Starostę w sytuacjach kryzysowych oraz stale doskonali system ochrony ludności,
7) organizuje całokształt działań Starosty w przypadku wprowadzenia na terenie powiatu stanu klęski żywiołowej,
8) prowadzi obsługę biurową Komisji Bezpieczeństwa i Porządku, działającą zgodnie z ustawą
o samorządzie powiatowym,
9) realizuje zadania Starosty w sprawach zwierzchnictwa nad powiatowymi służbami i strażami,
10) obsługuje Powiatowe Centrum Zarządzania Kryzysowego,
11) obsługuje Powiatowy Zespół Zarządzania Kryzysowego.

8. W zakresie spraw administracyjno - gospodarczych:
1) opracowuje i realizuje plany finansowe budżetu Starostwa w części przewidzianej dla Wydziału,
2) administruje terenem i budynkami Starostwa oraz finansuje koszty ich utrzymania,
3) prowadzi odpowiednią dokumentację oraz zapewnia przestrzeganie w Starostwie przepisów dotyczących porządku, bezpieczeństwa i higieny pracy, ochrony przeciwpożarowej oraz innych informacji i instrukcji,
4) realizuje całokształt spraw z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy,
5) prowadzi sprawy związane z zaopatrzeniem materiałowo - technicznym i zakupami sprzętu, konserwacją wyposażenia oraz zabezpieczenia mienia Starostwa stosownie do obowiązujących przepisów,
6) realizuje zadania w zakresie zabezpieczenia i ochrony budynku Starostwa, stosownie
do wymogów ustawy o ochronie informacji niejawnych i odpowiednich zarządzeń Starosty,
7) załatwia całokształt spraw związanych z pieczęciami urzędowymi i innymi pieczęciami, gospodaruje drukami, formularzami i materiałami biurowymi,
8) gospodaruje taborem samochodowym,
9) zabezpiecza łączność telefoniczną, faksową, elektroniczną i inną powszechnie dostępną,
10) prowadzi Sekretariat Starostwa i wykonuje obsługę kancelaryjną Starostwa:

a) odbiera, przyjmuje, rejestruje i wysyła korespondencję,
b) przyjmuje i rozdziela prasę codzienna,
c) rezerwuje salę obrad,
d) organizuje dekorację budynku flagami z okazji: świąt państwowych, Sesji Rady Powiatu, rocznic oraz z tytułu innych uroczystości,
11) zapewnia dla interesantów właściwą informacje wizualną, jak np.: tablice ogłoszeń, informacyjne, wywieszki,
12) prowadzi biuro rzeczy znalezionych.

9. W zakresie prowadzenia archiwum zakładowego:
1. Stanowisko ds. Archiwum Zakładowego jest samodzielnym stanowiskiem powołanym
do prowadzenia archiwum zakładowego Starostwa.
2. Pracownik zatrudniony na stanowisku ds. archiwum zakładowego pełni jednocześnie funkcję koordynatora czynności kancelaryjnych.
3. Do podstawowych zadań stanowiska ds. archiwum zakładowego w zakresie:
1) koordynacji czynności kancelaryjnych należy:
a) wdrażanie i nadzorowanie stosowania instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt obowiązujących w starostwie,
b) pomoc pracownikom starostwa w wyborze właściwych symboli i haseł klasyfikacyjnych przy rejestrowaniu spraw bieżących i ustalaniu ich znaku,
c) doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją;
2) organizacji i prowadzenia archiwum zakładowego należy:
a) przejmowanie dokumentacji spraw zakończonych z komórek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk pracy na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych,
b) przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,
c) porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym,
d) wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej,
e) udostępnianie przechowywanej dokumentacji,
f) przeprowadzanie kwerend archiwalnych,
g) brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,
h) przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego,
i) przeprowadzanie skontrum dokumentacji.

10. W zakresie pozostałych spraw:
1) realizuje zadania Starosty wynikające z przepisów ustawy o cmentarzach i chowaniu zmarłych,
2) przygotowuje dla Rady Powiatu projekt uchwały o zakazie przeprowadzania imprez masowych na terenie powiatu lub jego części dla określonego organizatora w przypadku negatywnej oceny stanu bezpieczeństwa i porządku publicznego w związku z przeprowadzoną imprezą masową,
3) prowadzi obsługę biurową Powiatowej Komisji Bezpieczeństwa i Porządku działającą zgodnie
z ustawą o samorządzie powiatowym,
4) przygotowuje harmonogram dyżurów aptek ogólnodostępnych na terenie powiatu,
5) realizuje zadania Starosty w zakresie promocji i ochrony zdrowia,
6) organizuje przewóz osób zmarłych lub zabitych w miejscach publicznych do najbliższego szpitala mającego prosektorium,
7) realizuje zadanie Starosty wynikające z ustawy o nieodpłatnej pomocy prawnej oraz edukacji prawnej i aktów wykonawczych do tej ustawy,
8) załatwia inne sprawy wynikające z obowiązujących przepisów prawa związanych z zadaniami Wydziału.

Stanowiska

Naczelnik Wydziału Organizacyjnego- Sekretarz

Informacje

Naczelnik Wydziału Organizacyjnego- Sekretarz - Zbigniew Pahl

Telefon: 87 621 83 07, pokój 248

Rejestr zmian

Data wytworzenia dokumentu: 2017-02-01
Dokument wytworzony przez: Wydział Organizacyjny
Osoba odpowiedzialna za treść dokumentu: Zarząd Powiatu
Data wprowadzenia dokumentu do BIP: 23 listopada 2015 09:58
Dokument wprowadzony do BIP przez: Administrator
Ilość wyświetleń: 1815
02 lutego 2017 16:58 Leszek Łochowski - Zmiana danych jednostki.
27 listopada 2015 13:24 Milena Cichorek - Aktualizacja danych stanowiska: Naczelnik Wydziału Organizacyjnego- Sekretarz.
27 listopada 2015 13:24 Milena Cichorek - Aktualizacja danych jednostki.