Starostwo
Powiatowe
w Ełku Biuletyn Informacji Publicznej

Procedura przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych od sygnalistów dot. naruszenia prawa w Starostwie Powiatowym w Ełku

Każdemu pracownikowi Starostwa Powiatowego w Ełku i innym osobom wymienionym niżej – sygnalistom, przysługuje prawo zgłoszenia wewnętrznego naruszenia prawa oraz ochrona przed działaniami odwetowymi.

Przez sygnalistę – rozumie się osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym:

1. pracownika Starostwa;
2. byłego pracownika Starostwa;
3. osobę ubiegającą się o zatrudnienie w Starostwie, która uzyskała informację o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy;
4. pracownika tymczasowego;
5. osobę świadczącą pracę na rzecz Starostwa na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
6. przedsiębiorcę;
7. prokurenta;
8. akcjonariusza lub wspólnika;
9. członka organu osoby prawnej lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej;
10. osobę świadczącą pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
11. osobę odbywającą, mającą odbywać lub taką, która odbyła w Starostwie staż, praktykę lub wolontariat;
12. funkcjonariusza w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin;
13. żołnierza w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny.

Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:

1. korupcji;
2. zamówień publicznych;
3. usług, produktów i rynków finansowych;
4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6. bezpieczeństwa transportu;
7. ochrony środowiska;
8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9. bezpieczeństwa żywności i pasz;
10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11. zdrowia publicznego;
12. ochrony konsumentów;
13. ochrony prywatności i danych osobowych;
14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.

Przez informację o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą należy rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy w Starostwie Powiatowym w Ełku lub na rzecz Starostwa, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych.

Zgłoszenia wewnętrznego sygnalista może dokonać pisemnie lub ustnie:

1. Zgłoszenie wewnętrzne pisemne (wzór stanowi załącznik nr 2 do procedury zgłoszeń wewnętrznych) odbywa się:
   1. za pośrednictwem dedykowanego adresu e-mail: sygnalista@powiat.elk.pl;
   2. listownie bezpośrednio kierowane do pełnomocnika ds. naruszeń, w zamkniętej kopercie, z dopiskiem „NIE OTWIERAĆ Zgłoszenie – SYGNALISTA” na adres Starostwo Powiatowe w Ełku, 19-300 Ełk, ul. Marsz. Józefa Piłsudskiego 4 - zgodnej ze wzorem określonym w załączniku nr 3 do niniejszej procedury.
2. Na wniosek sygnalisty zgłoszenie wewnętrzne ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania z pełnomocnikiem ds. naruszeń, zorganizowanego w terminie 14 dni od otrzymania takiego wniosku. W trosce o zachowanie poufności tożsamości sygnalisty, preferowaną formą wyznaczenia terminu spotkania jest kontakt telefonicznyz pełnomocnikiem ds. naruszeń pod numerem 87/615-65-70 od poniedziałku do piątku w godzinach 7³⁰-15³⁰ Z przyjęcia zgłoszenia sporządza się protokół. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia.
3. Zgłoszenia anonimowe nie będą rozpatrywane.
4. W celu rzetelnej weryfikacji zgłoszenia oraz skutecznego podjęcia działań następczych zgłoszenie wewnętrzne powinno zawierać co najmniej:
   1. dane osobowe sygnalisty: imię i nazwisko, adres do korespondencji lub adres poczty e-mail, numer telefonu;
   2. datę i miejsce sporządzenia;
   3. możliwie dokładny opis przedmiotu naruszenia prawa;
   4. opis kontekstu związanego z pracą, który umożliwił dostrzeżenie zgłoszonego naruszenia prawa;
   5. wskazanie osoby, której dotyczy zgłoszenie;
   6. wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa;
   7. wskazanie uzasadnionych podstaw, które umożliwiły stwierdzenie, że informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa;
   8. datę i podpis sygnalisty.

Osobą upoważnioną do kontaktu z sygnalistą jest Magda Kołodziej Pełnomocnik ds. naruszeń - główny specjalista w Wydziale Organizacyjnym w Starostwie Powiatowym w Ełku, nr telefonu 87/615-65-70

Pełnomocnik ds. naruszeń na podstawie pisemnego upoważnienia jest uprawniony i zobowiązany do:

1. przyjmowania zgłoszeń;
2. prowadzenia rejestru zgłoszeń;
3. dokonywania wstępnej weryfikacji zgłoszeń;
4. terminowego potwierdzania przyjęcia zgłoszenia sygnaliście;
5. podejmowania komunikacji z sygnalistą, w tym występowania o dodatkowe informacje;
6. podejmowania działań następczych;
7. terminowego przekazywania sygnaliście informacji zwrotnych o podjętych działaniach następczych;
8. raportowania Staroście o stwierdzonych naruszeniach prawa;
9. rekomendowania Staroście działań naprawczych.

KLAUZULA INFORMACYJNA DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH

Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych „RODO”), zwane dalej RODO informujemy, o zasadach przetwarzania Pani/Pana danych osobowych oraz o przysługujących Pani/Panu prawach z tym związanych

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych w Starostwie Powiatowym w Ełku jest Starosta Ełcki, z siedzibą 19-300 Ełk, ul. Marsz. Józefa Piłsudskiego 4, tel. 87 621 83 00.
2. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych w Starostwie Powiatowym w Ełku e-mail iod@powiat.elk.pl, ul. Marsz. Józefa Piłsudskiego 4, 19-300 Ełk.
3. Dane osobowe osób zgłaszających, pomagających w zgłoszeniu oraz osób, których zgłoszenie dotyczy przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu rozpatrzenia zgłoszeń wewnętrznych o nieprawidłowościach na podstawie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów .
4. Posiada Pani/Pan prawo żądania dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych.
5. Pani/Pana dane osobowe, nie podlegają ujawnieniu chyba że za Pani/Pana wyraźną zgodą sygnalisty.
6. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez podmiot prawny przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postepowań zainicjowanych tymi działaniami.
7. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
8. W razie uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych, przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
9. Administrator nie przetwarza danych w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania).

  Zarządzenie Nr 31.2024 Starosty Ełckiego z dnia 17.10.2024 r. - w spr. ustalenia wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych

  KLAUZULA INFORMACYJNA RODO

  REJESTR

  OPIS KOPERTY

  ZGŁOSZENIE

  OŚWIADCZENIE